Senest opdateret 05-04-2023
Samtykkeerklæring og privatlivspolitik for Fladlandssagaen
Vil du oprette og anvende en profil på fladlandssagaen.dk eller deltage i rollespilskampagnen Fladlandssagaen, er der behov for, at du accepterer samtykkeerklæringen på vegne af dig selv ved at klikke godkend, hvis du er over 15 år. Er profilen til dit barn, er der behov for, at du som værge accepterer samtykkeerklæringen på vegne af barnet ved at underskrive og uploade den til dit barns profil eller aflevere den til en af arrangørerne.
Dataansvarlig og databehandler
Østerskov Efterskole er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger: Østerskov Efterskole, Kirketoften 4, 9500 Hobro, CVR-nr: 29649405.
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os via frederikke@osterskov.dk. Østerskov Efterskole bruger virksomheden SATUSYS til at levere IT-systemet bag fladlandssagaen.dk, hvilket gør SATUSYS til databehandler for dine personoplysninger.
Samtykkeerklæring til Fladlandssagaens hjemmeside og rolledatabase
Samtykkeerklæringen vedrører indsamling og behandling af følgende persondata: Navn, e-mail- adresse, fødselsdato, egne uploadede filer, for eksempel billed- og videofiler, samt billeder og video taget af fotografer under arrangementet Fladlandssagaen. Underskriver du samtykkeerklæringen, accepterer du, at Østerskov Efterskole og Fladlandssagaen må behandle dine personoplysninger i følgende udstrækning:
- For at oprette en bruger og få en profil, har vi behov for en e-mailadresse og et navn, så vi kan tage kontakt i tilfælde af ændringer, der er relevante for dit samtykke, samt kommunikere relevant information i forhold til din bruger eller rollespillet. Fødselsdatoen bliver anvendt i relation til profilen, så vi kan sikre os, at vi har de fornødne samtykker.
- Når du eller dit barn anvender hjemmesiden, bliver informationer, dit barn eller Fladlandssagaens hjælpere tilføjer og indskriver, gemt på profilen. Vi logger derudover aktiviteter på hjemmesiden for at opretholde hjemmel for fortsat behandling.
- Når du deltager i kampagnen gennem en profil, bliver der registeret spilgangsdeltagelse for at sikre, at du får din rolles XP ved at sikre mod eventuelle XP-fejl.
- Du må kun uploade filer, du har rettigheder til. Uploader du filer på din rolleside, kan de komme til at fremgå i oversigten “Andres karakterer”.
- Når du anvender fladlandssagaen.dk og deltager i vores kampagne, samler vi løbende informationer, så vi kan opdatere og videreudvikle hjemmesiden, samt sikre, at information senere kan blive slettet, såfremt dit samtykke bliver trukket tilbage.
- De roller, der er koblet til din profil, kan du administrere og ændre. Kreative fortællinger og roller kan blive gemt for at sikre intern konsistens i spilverdenen, selv efter at din profil er blevet slettet, da fortællingerne og rollerne kan kobles fra alle personoplysninger.
- Dine oplysninger er tilgængelige for de af vores arrangører og hjælpere, der administrerer hjemmesiden. Alle har underskrevet en kontrakt, hvori de erklærer at behandle data korrekt, i overensstemmelse med dataforordningens krav. Oplysningerne er derudover tilgængelige for SATUSYS, der udvikler hjemmesiden, samt deres underleverandører.
Lovgrundlag for behandlingen: Dine personoplysninger behandles efter Databeskyttelses- forordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og national lov på området. Hjemlen for at behandle personoplysningerne er samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
Formålet med behandlingen: Formålet med behandlingen er at give dig mulighed for at anvende din profil, hjemmesidens funktioner og at vedligeholde fladlandssagaen.dk, samt at fremme kampagnen og skolen ved fremstilling af PR-materiale og socialmedie-opslag, samt trykte medier.
Omfanget af behandlingen: Behandlingens omfang er trykte medier, herunder spilhæfterne til Fladlandssagaen, plakater, brochure, kort og reklamehæfter med lignende. Derudover indeholder det også digitalt materiale, som for eksempel opslag på Facebook, Instagram, Discord og YouTube, samt hjemmesiderne osterskov.dk og fladlandssagaen.dk.
Kategorier af personoplysninger: Østerskov Efterskole behandler disse kategorier af personoplysninger om dig: Navn, e-mailadresse, fødselsdato, samt egne uploadede filer, spilgangsdeltagelse, samt log over aktiviteter.
Hvor dine oplysninger stammer fra: Når du bliver registreret som bruger, angiver du selv de personoplysninger, vi bruger, herunder navn, e-mailadresse, fødselsdato og egne uploadede filer, spilgangsdeltagelse, samt log over aktiviteter på hjemmesiden.
Behandlingens varighed: Personoplysningerne bliver behandlet i den tidsperiode, du er aktiv på hjemmesiden eller i kampagnen Fladlandssagaen. Du bliver anset som aktiv, indtil der er gået 1,5 år, siden du enten foretog en ændring i din profil eller deltog til en spilgang. Når perioden er gået, modtager du en mail om, hvorvidt du vil beholde din profil. Hvis ikke du svarer tilbage indenfor 30 dage, sletter vi din profil og dine data.
Du kan altid trække dit samtykke tilbage: Det gør du ved at henvende dig, enten mundtligt eller skriftligt, og informere om, at du trækker dit samtykke tilbage, for eksempel til en spilgang eller via mailen, beskrevet under https://fladlandssagaen.dk/praktiske-informationer/. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, stopper vi med behandlingen af dine oplysninger og sletter dermed alle dine oplysninger i databasen, herunder navn, e-mailadresse, uploadede egne filer og profil.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, f.eks. fordi du mener, at vores behandling af dine oplysninger ikke er lovlige.
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset. Det betyder, at hvis betingelserne for at få begrænset behandlingen er opfyldt, må vi kun behandle jeres personoplysninger i nogle særlige situationer.
Du har ret til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger.
Underskrift
Deltagerens fulde navn i blokbogstaver:
_________________________________________________________________________________
E-mailen, deltagerens profil er koblet til:
_________________________________________________________________________________
Hvis deltageren er under 15 år, skal vi bruge forældre/værges navn i relation til underskriften:
_________________________________________________________________________________
Underskrift og dato:
_________________________________________________________________________________
